Het is vaak handig om direct een ontwerp te (laten) maken voor je briefpapier en enveloppen als je een visitekaartjes gaat (laten) ontwerpen.
Omdat tegenwoordig bijna alles per mail wordt verstuurd, is het meestal niet nodig om grote aantallen briefpapier en enveloppen te laten drukken, maar je kan het ontwerp dan gelijk gebruiken voor je online communicatie.
Let op! verplichte informatie op briefpapier:
Je moet op een aantal punten rekening houden met wettelijke bepalingen, waarbij er onderscheid wordt gemaakt tussen briefpapier en factuurpapier. Welke ondernemingsgegevens op het briefpapier moeten worden vermeld is onder andere afhankelijk van de rechtsvorm van de onderneming. Per 1 januari 2006 zijn er ook eisen vastgesteld voor de digitale correspondentie van bedrijven.
In het startersmagazine van KvK staat wat er op een factuur moet staan klik hier
Het hele magazine 2018 vind je hier
Wat moet je vermelden op je briefpapier:
- Alle ondernemingen en rechtspersonen, behalve verenigingen en stichtingen zonder onderneming, moeten op uitgaande brieven, orders, facturen en offertes hun handelsregisternummer van de Kamer van Koophandel vermelden.
- Uiteraard vermeldt u de handelsnaam van uw onderneming op uw correspondentie. Voor Coöperaties, Onderlinge Waarborgmaatschappijen, B.V.’s en N.V.’s geldt tevens dat wanneer de handelsnaam afwijkt van de statutaire naam zij eveneens de volledige statutaire naam moet vermelden. B.V.’s en N.V.’s moeten ook de statutaire zetel van de rechtspersoon vermelden. Vanaf 1 januari 2006 geldt deze regel ook voor websites en e-mailberichten.
- Niet verplicht op briefpapier maar wel handig: vermelding van: vestigings- en correspondentie-adres, inclusief bijbehorende postcodes en plaatsnamen; e-mail- en internetadres, telefoon- en faxnummer; uw bank- of girorekeningnummer(s).
Duurzaamheids-tip:
Briefpapier kan je zo ontwerpen als je zelf wil. Met kleuren/foto’s of meer zakelijk. Als je aan het milieu denkt, kies er dan voor om kleuren en afbeeldingen tot een minimum te beperken om zo inkt te te besparen bij het printen.
Wat moet je vermelden op factuur:
Als je briefpapier ook wilt gebruiken voor facturen, dan zijn er meer zaken waar je rekening mee moet houden. Wil je als ondernemer BTW kunnen verrekenen, dan moet je factuur volledig en correct zijn. In ieder geval moeten verplicht vermeld worden (bron KvK):
- BTW-identificatienummer (bijvoorbeeld NL001234456B01)
- het inschrijfnummer van de kamer van koophandel
- het volgnummer van de factuur (facturen moeten doorlopend genummerd zijn, eventueel in meerdere reeksen)
- de factuurdatum
- de naam en het adres van uw onderneming
- de naam en het adres van uw klant
- een omschrijving, het aantal van de geleverde goederen of verleende diensten èn de datum waarop u de goederen heeft geleverd of de diensten heeft verleend
- de prijs exclusief BTW
- het toegepaste BTW-tarief
- het bedrag van de BTW
- het totaal te betalen bedrag.
Meer informatie kan je ook vinden op de website van het ondernemersplein.